Située Andenne et spécialisée dans les systèmes de protection contre la foudre, Grenson et Fils recherche un(e) Responsable RH, Secrétaire administratif(ve) et Assistant(e) de Direction.
Mission principale :
En tant que Responsable RH, Secrétaire Administratif et Assistant de Direction, le titulaire du poste aura pour mission de garantir la fluidité des opérations administratives, la gestion efficace des ressources humaines et le soutien à la direction dans ses activités quotidiennes et projets. Ce poste nécessite une grande polyvalence, un sens aiguisé de l’organisation et une capacité à gérer plusieurs responsabilités de manière autonome, tout en étant un point de contact clé pour les collaborateurs et la direction.
Responsabilités et Tâches
Ressources Humaines :
- Recrutement et Intégration : Rédiger les descriptions de poste, publier les offres d’emploi, trier les candidatures et organiser les entretiens. Assurer l’intégration des nouveaux employés en les accompagnant dans leurs premières semaines et en s’assurant de leur bonne adaptation.
- Gestion Administrative du Personnel : Élaborer les contrats de travail, mettre à jour les dossiers du personnel (contrats, certifications, absences, etc.) et veiller à la conformité avec les exigences légales et les politiques internes. Superviser la gestion des absences, des congés et des éléments liés à la paie en collaboration avec le service comptable
- Développement des Compétences : Mettre en place des programmes de formation interne, identifier les besoins en compétences et organiser des sessions de développement professionnel. Préparer et assister aux entretiens d’évaluation annuels et en assurer le suivi.
- Relations Employés : Être à l’écoute des employés pour toute question RH, conseiller et apporter un soutien sur les questions de bien-être au travail. Promouvoir une culture d’entreprise positive en organisant des activités de cohésion et en participant aux projets de développement de la culture d’entreprise.
Secrétariat Administratif :
- Gestion de la Communication Interne et Externe : Recevoir et traiter les appels téléphoniques, les courriers et les emails, en assurer la diffusion et le suivi auprès des personnes concernées.
- Gérer le flux d’informations et organiser des systèmes d’archivage pour un accès facile aux documents.
- Préparation de Documents : Rédiger et mettre en forme les documents administratifs, rapports, comptes rendus de réunion, présentations et courriers officiels. Assurer une qualité rédactionnelle et un respect des normes de présentation.
- Organisation des Réunions et Événements : Organiser les réunions, préparer les agendas, réserver les salles, et assurer le suivi des actions décidées. Planifier et coordonner les événements internes (ateliers, sessions de formation, activités de team building).
Gestion Logistique :
- Assurer les commandes de fournitures de bureau et organiser les déplacements (réservation d’hôtels, de billets de transport, etc.)
pour la direction et le personnel, selon les besoins.
Assistance de Direction et Gestion des Projets :
- Soutien aux Projets de la Direction : Collaborer étroitement avec la direction dans le suivi de divers projets. Assurer le respect des échéances, la
compilation des informations et la gestion des priorités. Faciliter la communication et le suivi des informations entre la direction et les autres
équipes. - Préparation et Suivi des Documents Stratégiques : Préparer des présentations, des rapports financiers et des documents stratégiques pour les réunions de direction et d’autres événements importants. Rédiger des synthèses, analyses et présentations, et les adapter aux besoins spécifiques des différentes parties prenantes.
- Relation Client : Entretenir une relation de qualité avec les clients et les partenaires, répondre à leurs questions, planifier des rendez-vous, et s’assurer de la bonne exécution des projets client.
- Support dans les Décisions Stratégiques : Assister la direction dans l’analyse de données pertinentes, la collecte d’informations et la préparation de recommandations pour la prise de décisions éclairées. Superviser et coordonner les projets qui impliquent plusieurs départements.
Compétences
- Formation requise : Expérience ou formation en ressources humaines, administration ou gestion d’entreprise, idéalement avec des compétences en gestion de projet.
- Maîtrise des outils bureautiques : Très bonne maîtrise des outils de la suite Office (Word, Excel, PowerPoint) et des outils collaboratifs (Teams, Trello, etc.).
- Langues : Bilinguisme souhaité (français et néerlandais) pour des interactions externes efficaces.
Attitudes et Qualités Personnelles :
- Excellente Organisation et Sens des Priorités : Savoir gérer de multiples tâches tout en respectant les délais. Proactivité dans la gestion des tâches et flexibilité pour adapter les priorités selon les urgences.
- Autonomie et Responsabilité : Capacité à travailler de manière autonome tout en respectant les directives de la direction. Discrétion et respect de la confidentialité des informations sensibles.
- Excellentes Compétences Interpersonnelles : Capacité à interagir avec différents niveaux hiérarchiques et à entretenir des relations positives. Diplomatie, patience et écoute dans les échanges internes comme externes.
- Curiosité et Polyvalence : Envie d’apprendre et de s’investir dans des domaines variés, du développement RH à l’assistance de direction en passant par la gestion de l’administration.
Critères d’Évaluation
- Satisfaction des Clients Internes et Externes : Qualité et rapidité dans le traitement des demandes, satisfaction des employés pour le volet RH.
- Efficacité dans la Gestion des Projets : Respect des délais et bonne organisation des projets, satisfaction de la direction quant au suivi et à la communication.
- Qualité et Précision des Documents : Rigueur dans la préparation des documents, exactitude des informations et conformité aux attentes de la direction.
📍 Lieu de travail : Belgique / Andenne
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